Un fait indéniable qui s’observe par tous de nos jours est la digitalisation des ressources humaines qui s’accélère à une vitesse fulgurante. Et dans ce contexte, la sécurisation et la gestion efficace des documents professionnels deviennent un enjeu majeur pour les entreprises françaises. MyArkevia, développé par Cegedim, se positionne comme une solution de référence pour répondre à ces besoins croissants.
Cette plateforme de coffre-fort numérique RH change radicalement la façon dont les organisations gèrent leurs documents sensibles. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, MyArkevia offre un environnement hautement sécurisé pour centraliser, archiver et partager vos bulletins de paie, contrats de travail et autres documents administratifs. Voici tout ce qu’il faut savoir sur cette solution révolutionnaire.
MyArkevia : une solution complète de gestion documentaire RH
L’expertise de Cegedim au service de la dématérialisation RH
MyArkevia représente l’aboutissement de plus de dix années d’expertise de Cegedim dans le domaine des solutions numériques pour les entreprises. Lancée en 2010, cette plateforme s’est imposée comme une référence dans l’univers des coffres-forts numériques dédiés aux ressources humaines.
La solution s’appuie sur une infrastructure technologique robuste qui garantit la conservation des documents pendant 50 ans. Cette durée exceptionnelle répond aux obligations légales d’archivage tout en offrant aux utilisateurs une tranquillité d’esprit sur le long terme. Vos employés conservent ainsi l’accès à leur historique professionnel complet, même après avoir quitté votre entreprise.
Une approche novatrice de la gestion des documents RH
MyArkevia ne se contente pas d’être un simple espace de stockage. La plateforme accessible à l’adresse www.myarkevia.com, propose une approche holistique de la gestion documentaire qui transforme radicalement les processus administratifs. Elle combine stockage sécurisé, accessibilité permanente et conformité réglementaire pour offrir une expérience utilisateur optimale.
L’interface utilisateur a été conçue pour simplifier au maximum la gestion quotidienne des documents. Les utilisateurs disposent d’un tableau de bord intuitif où les documents sont organisés de manière logique dans des répertoires personnalisables. Cette organisation permet une navigation fluide et une recherche rapide des informations nécessaires.
Les fonctionnalités avancées de MyArkevia
Stockage sécurisé et chiffrement de niveau bancaire
La sécurité constitue le pilier fondamental de MyArkevia. La plateforme utilise un chiffrement AES 256 bits pour protéger l’ensemble des données stockées. Ce niveau de sécurité, équivalent à celui utilisé par les institutions bancaires, garantit une protection maximale contre les cyberattaques et les tentatives d’accès non autorisées.
Le système d’authentification multicouche de MyArkevia assure que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents. Chaque utilisateur bénéficie d’un espace personnel inviolable, protégé par des identifiants uniques et, si nécessaire, par une double authentification renforcée.
Signature électronique et horodatage qualifié
MyArkevia intègre des fonctionnalités avancées de signature électronique et d’horodatage. Ces outils garantissent l’authenticité et la validité juridique des documents traités par la plateforme. L’horodatage qualifié, conforme au règlement eIDAS, permet d’associer une date et une heure juridiquement reconnues à chaque fichier.
Cette fonctionnalité s’avère particulièrement précieuse pour les entreprises qui doivent respecter des échéances strictes ou prouver l’antériorité de certains documents. Elle renforce également la valeur probante des archives et facilite la résolution d’éventuels litiges.
Dématérialisation complète des bulletins de paie
La dématérialisation des bulletins de paie constitue l’une des applications phares de MyArkevia. Les fiches de paie électroniques sont automatiquement déposées dans l’espace personnel de chaque employé, ce qui élimine les contraintes liées au papier. Cette automatisation simplifie considérablement la charge administrative pour les services RH.
Les employés peuvent consulter et télécharger leurs bulletins à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté. Cette accessibilité permanente facilite leurs démarches administratives personnelles, comme les demandes de crédit ou les justifications auprès de l’administration fiscale.
Gestion électronique de documents avancée
MyArkevia propose un système d’archivage électronique (SAE) qui utilise des métadonnées pour structurer l’information de manière optimale. Cette approche facilite la recherche et la récupération des documents, même lorsque les volumes stockés deviennent importants.
La plateforme offre également des fonctionnalités de partage contrôlé qui permettent de transmettre des documents à des tiers autorisés. Les utilisateurs peuvent créer des répertoires partagés avec des niveaux d’accès personnalisables.
Les avantages concrets pour les entreprises
Réduction significative des coûts administratifs
L’adoption de MyArkevia génère des économies substantielles pour les organisations. La suppression des coûts d’impression, d’affranchissement et d’archivage physique se traduit par une diminution notable des dépenses administratives. Les entreprises peuvent ainsi réallouer ces budgets vers des activités à plus forte valeur ajoutée.
L’automatisation des processus documentaires réduit également les risques d’erreur humaine et accélère les circuits de validation. Les services RH gagnent un temps précieux qu’ils peuvent consacrer à des missions plus stratégiques, comme le développement des talents ou l’amélioration du bien-être au travail.
Conformité réglementaire et protection des données
MyArkevia assure une conformité totale avec le RGPD et les réglementations françaises en matière d’archivage. Cette conformité protège les entreprises contre les risques juridiques et les sanctions financières liées au non-respect des obligations légales.
La plateforme respecte également les normes ISO 27001 pour la gestion de la sécurité de l’information. Ces certifications renforcent la crédibilité de la solution et offrent des garanties supplémentaires aux entreprises soucieuses de protéger leurs données sensibles.
Amélioration de l’expérience collaborateur
MyArkevia contribue significativement à l’amélioration de l’expérience collaborateur. Les employés apprécient la possibilité d’accéder à leurs documents professionnels à tout moment et depuis n’importe où. Cette autonomie renforce leur satisfaction et leur engagement envers l’entreprise.
La transparence offerte par la plateforme favorise également la confiance entre l’employeur et ses collaborateurs. Chaque salarié dispose d’une visibilité complète sur ses documents RH, ce qui réduit les incompréhensions et les demandes répétitives auprès du service des ressources humaines.
Cas d’usage et secteurs d’application
Adoption par des entreprises de référence
Plusieurs organisations renommées ont déjà adopté MyArkevia pour optimiser leur gestion documentaire. Le Crédit Agricole utilise la solution pour la dématérialisation de ses relevés de compte et contrats. Cette adoption illustre la confiance accordée par les institutions financières à la sécurité et à la fiabilité de la plateforme.
Le constructeur automobile Renault s’appuie sur MyArkevia pour optimiser ses processus de production, de vente et de livraison. Cette utilisation démontre la capacité de la solution à s’adapter aux contraintes spécifiques de l’industrie manufacturière et aux volumes importants de documents.
Applications dans le secteur public et éducatif
La mairie de Bordeaux a modernisé ses services publics en adoptant MyArkevia pour la dématérialisation des actes d’état civil. Cette application illustre l’adaptabilité de la solution aux contraintes du secteur public et aux exigences de transparence démocratique.
Dans le domaine éducatif, l’école supérieure de commerce de Paris utilise MyArkevia pour dématérialiser ses diplômes et relevés de notes. Cette utilisation garantit une conservation à long terme des documents académiques tout en facilitant leur accessibilité pour les anciens étudiants.
Secteur de la santé et des services
La clinique Saint-Jean a choisi MyArkevia pour dématérialiser les bulletins de paie et contrats de travail de son personnel. Cette adoption dans le secteur médical démontre la capacité de la solution à répondre aux exigences particulières en matière de confidentialité et de sécurité des données.
Mise en place et utilisation de MyArkevia
Processus d’inscription et de configuration
L’activation d’un compte MyArkevia suit un processus simple et sécurisé. Les utilisateurs reçoivent leurs identifiants de connexion de la part de leur service RH ou directement de la plateforme. L’inscription nécessite la saisie d’un matricule et d’un code secret fournis par l’employeur.
Une fois inscrits, les utilisateurs peuvent personnaliser leur espace de travail et configurer leurs préférences de notification. La plateforme propose des alertes paramétrables qui informent les utilisateurs de l’arrivée de nouveaux documents ou de dates d’expiration importantes.
L’interface de MyArkevia a été conçue pour être accessible à tous les profils d’utilisateurs. Le tableau de bord centralise les informations essentielles et propose un système de navigation clairement structuré. Les utilisateurs peuvent créer des dossiers personnalisés pour organiser leurs documents selon leurs besoins spécifiques.
Le moteur de recherche avancé utilise l’intelligence artificielle pour améliorer la précision des résultats. Il reconnaît les schémas de recherche habituels et propose des suggestions pertinentes pour faciliter la localisation rapide des informations recherchées.
Accessibilité multi-plateforme
MyArkevia fonctionne depuis tous les appareils connectés, qu’il s’agisse d’ordinateurs, de tablettes ou de smartphones. Cette compatibilité universelle permet aux utilisateurs de consulter leurs documents en déplacement ou depuis leur domicile. Conséquence : une flexibilité maximale pour les utilisateurs.
La synchronisation automatique entre les appareils garantit une expérience cohérente quel que soit le terminal utilisé. Les utilisateurs retrouvent la même organisation et les mêmes fonctionnalités sur l’ensemble de leurs équipements.
Sécurité et conformité : les garanties de MyArkevia
Architecture de sécurité multicouche
MyArkevia s’appuie sur une architecture de sécurité multicouche qui protège les données à tous les niveaux. Les centres de données respectent les normes les plus strictes en matière de sécurité physique et logique. Des audits réguliers et des tests d’intrusion permettent d’identifier et de corriger rapidement les éventuelles vulnérabilités.
Cette approche proactive de la cybersécurité renforce la fiabilité du service et offre des garanties supplémentaires aux entreprises qui confient leurs données sensibles à la plateforme. La redondance des systèmes assure également une disponibilité maximale du service.
Respect des normes européennes
La conformité de MyArkevia avec le règlement eIDAS garantit la reconnaissance juridique des documents horodatés dans l’ensemble de l’Union européenne. Cette reconnaissance transfrontalière facilite les échanges commerciaux et simplifie les démarches administratives pour les entreprises internationales.
La plateforme respecte également les directives européennes sur la protection des données personnelles. Elle offre ainsi un cadre juridique solide pour les organisations soucieuses de leur réputation et de leur conformité réglementaire.
Comparaison avec les solutions concurrentes
Positionnement face aux alternatives du marché
MyArkevia se distingue de ses concurrents par sa durée de conservation exceptionnelle de 50 ans, bien supérieure aux 5 à 10 ans proposés par la plupart des solutions alternatives. Cette longévité constitue un avantage concurrentiel majeur, particulièrement apprécié par les utilisateurs soucieux de constituer un historique professionnel complet.
L’espace de stockage personnel gratuit offert par MyArkevia représente également un atout différenciant. Contrairement à de nombreuses solutions concurrentes qui limitent l’espace disponible ou facturent des extensions, MyArkevia permet aux utilisateurs de stocker leurs documents personnels sans contrainte de volume.
Avantages technologiques et fonctionnels
La combinaison unique de stockage numérique et physique proposée par MyArkevia constitue une innovation notable sur le marché. Cette approche hybride permet aux utilisateurs de centraliser la gestion de leurs biens précieux, qu’ils soient matériels ou immatériels.
L’intégration native des fonctionnalités de signature électronique et d’horodatage qualifié distingue également MyArkevia des solutions généralistes de stockage cloud. Cette spécialisation dans le domaine RH permet d’offrir des fonctionnalités parfaitement adaptées aux besoins spécifiques des entreprises et de leurs collaborateurs.
L’évolution future de MyArkevia
Innovations technologiques et développements
MyArkevia continue d’évoluer pour intégrer les dernières innovations technologiques. L’utilisation croissante de l’intelligence artificielle pour améliorer les fonctionnalités de recherche et de classification automatique des documents représente un axe de développement prioritaire.
L’engagement écologique de la solution se renforce également avec l’utilisation d’énergies renouvelables pour alimenter les centres de données. Cette démarche environnementale répond aux préoccupations croissantes des entreprises en matière de responsabilité sociétale et d’empreinte carbone.
Perspectives d’adoption et de croissance
L’adoption de MyArkevia par un nombre croissant d’entreprises témoigne de la pertinence de cette solution face aux enjeux contemporains de la digitalisation RH. La généralisation du télétravail et l’accélération de la transformation numérique renforcent l’attractivité des coffres-forts numériques spécialisés.
Le développement de nouvelles fonctionnalités collaboratives et l’amélioration continue de l’expérience utilisateur positionnent MyArkevia comme un acteur incontournable du marché des solutions RH digitales pour les années à venir.
MyArkevia s’impose aujourd’hui comme la solution de référence pour les entreprises françaises qui souhaitent moderniser leur gestion documentaire RH. Sa combinaison unique de sécurité avancée, de conformité réglementaire et de facilité d’utilisation en fait un investissement stratégique pour l’avenir. En choisissant MyArkevia, les organisations optimisent leurs processus administratifs tout en offrant à leurs collaborateurs un service de qualité professionnelle qui valorise leur parcours professionnel sur le long terme.
